Polityka prywatności

Fundacja Kobiety w Danych i AI Women in Big Data Poland Wersja 1.0 — obowiązuje od 1 września 2026 r.

Prywatność osób, które biorą udział w naszych wydarzeniach, korzystają z naszych programów i kontaktują się z nami, jest dla nas ważna. W tym dokumencie wyjaśniamy, jakie dane zbieramy, po co, na jakiej podstawie prawnej, komu je przekazujemy, jak długo je przechowujemy i jakie prawa Ci przysługują.

Polityka dotyczy strony womeninbigdatapoland.org oraz całej działalności Fundacji: wydarzeń, programów mentoringowych, komunikacji, współpracy z partnerami i przyjmowania darowizn.

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Fundacja Kobiety w Danych i AI, działająca pod marką Women in Big Data Poland ul. Mieszczańska 44 lok. 4, 50-201 Wrocław, Polska KRS 0001229132, NIP 8982331919, REGON 544294121

Kontakt ogólny: poland@womeninbigdata.org

Sprawy dotyczące danych osobowych: privacypoland@womeninbigdata.org

Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie ciąży na nas taki obowiązek. Wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych prowadzi Zarząd Fundacji pod adresem privacypoland@womeninbigdata.org.

2. Pojęcia używane w tym dokumencie

• Fundacja, my, nas — Fundacja Kobiety w Danych i AI.
• Ty, Ciebie — każda osoba, której dane przetwarzamy: uczestniczka wydarzenia, prelegentka, mentorka, wolontariuszka, darczyńca, osoba kontaktująca się z nami, osoba reprezentująca partnera lub kontrahenta.
• Serwis — nasza strona internetowa womeninbigdatapoland.org.
• Wydarzenia — konferencje, warsztaty, szkolenia, meet-upy, sesje mentoringowe i inne spotkania, które organizujemy lub współorganizujemy.
• WBD Global — Women in Big Data, organizacja z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, z którą współpracujemy jako partner regionalny, zachowując autonomię programową.
• RODO — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. o ochronie danych osobowych.
• PKE — ustawa z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.

3. Skąd mamy Twoje dane

Możemy otrzymywać Twoje dane:

• bezpośrednio od Ciebie — z formularzy rejestracyjnych, ankiet, korespondencji e-mail, zgłoszeń do programów i rozmów podczas wydarzeń,
• od Twojego pracodawcy lub organizacji, która zgłasza Cię na wydarzenie albo wskazuje jako osobę do kontaktu,
• ze źródeł publicznie dostępnych, takich jak LinkedIn, strony internetowe firm oraz rejestry publiczne (KRS, CEIDG), gdy nawiązujemy kontakt zawodowy z potencjalnymi partnerkami, prelegentkami lub sponsorami,
• od współorganizatorów i partnerów wydarzeń, gdy rejestracja prowadzona jest po ich stronie.

4. Cele, podstawy prawne i zakres przetwarzania

Poniżej opisujemy główne obszary naszej działalności, wskazując zakres danych oraz podstawę prawną ich przetwarzania.

4.1. Rejestracja i udział w wydarzeniach

Zakres danych może obejmować: imię i nazwisko, adres e-mail, stanowisko, nazwę firmy lub organizacji, adres profilu LinkedIn, poziom doświadczenia zawodowego, obszary umiejętności i zainteresowań, a także inne informacje podane dobrowolnie w formularzu. Zakres pól obowiązkowych różni się w zależności od wydarzenia i jest zawsze oznaczony w formularzu.

Narzędzia: Google Forms oraz Evenea.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań na Twoje żądanie i realizacja Twojego udziału w wydarzeniu, w zakresie danych obowiązkowych,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na dopasowaniu programu, poziomu i formuły wydarzenia do składu uczestniczek, w zakresie danych opcjonalnych.

Listy obecności i wejście do miejsca wydarzenia

Prowadzimy listy obecności w formie papierowej i elektronicznej. Część wydarzeń odbywa się w biurach firm, które ze względów bezpieczeństwa wymagają wcześniejszego przekazania listy imion i nazwisk osób wchodzących do budynku.

W takiej sytuacji przekazujemy gospodarzowi wyłącznie dane niezbędne do wpuszczenia Cię na teren obiektu, a gospodarz przetwarza je jako odrębny administrator na potrzeby kontroli dostępu. Informujemy o tym w opisie wydarzenia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO.

Udostępnianie danych sponsorom i partnerom wydarzenia

Listy uczestniczek udostępniamy sponsorom lub partnerom wydarzenia wyłącznie wtedy, gdy wyrazisz na to osobną, wyraźną zgodę zaznaczaną w formularzu rejestracyjnym. Zgoda jest całkowicie dobrowolna, a jej brak nie wpływa na możliwość udziału w wydarzeniu.

W treści zgody zawsze wskazujemy nazwę konkretnego podmiotu i zakres przekazywanych danych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4.2. Wizerunek — zdjęcia, nagrania i transmisje

Nasze wydarzenia dokumentujemy fotograficznie i wideo. Nie wykluczamy prowadzenia transmisji na żywo; jeśli planujemy transmisję, informujemy o tym wyraźnie przed wydarzeniem.

Gdzie publikujemy materiały: LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, Serwis oraz materiały informacyjne i sprawozdawcze Fundacji.

Komu przekazujemy materiały: współorganizatorom, partnerom i sponsorom wydarzenia, instytucjom wspierającym wydarzenie (np. Gmina Wrocław) oraz WBD Global — na potrzeby relacji z wydarzenia w ich kanałach.

Podstawa prawna: Twoja zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. W przypadku ujęć zbiorowych i panoramicznych, na których stanowisz element większej całości, podstawą może być także art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes w dokumentowaniu i promocji działalności statutowej; wobec takiego przetwarzania możesz wnieść sprzeciw.

Jeśli nie chcesz być fotografowana ani nagrywana, powiedz o tym przy rejestracji na miejscu — otrzymasz oznaczenie (naklejkę), które będzie sygnałem dla fotografa. Możesz też w każdej chwili poprosić o usunięcie konkretnego materiału ze swoim wizerunkiem, pisząc na privacypoland@womeninbigdata.org.

Wystąpienia prelegentek nagrywamy i możemy udostępniać publicznie — zakres wykorzystania nagrania ustalamy z prelegentką indywidualnie przed wydarzeniem.

Zdjęcia i nagrania wykonują dla nas zewnętrzne firmy fotograficzne oraz wolontariuszki działające na nasze zlecenie i zobowiązane do poufności.

4.3. Ankiety i badania

Po wydarzeniach wysyłamy ankiety ewaluacyjne, prowadzimy też badania i sondaże wśród naszej społeczności. Wyniki publikujemy wyłącznie w formie zagregowanej i zanonimizowanej — w publikacjach, raportach i materiałach nie da się zidentyfikować pojedynczej osoby.

Ankiety realizujemy przez Google Forms. Wypełnienie ankiety jest dobrowolne.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda wyrażona przez wypełnienie ankiety,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes w ocenie i rozwoju własnych działań.

4.4. Komunikacja o wydarzeniach i newsletter

Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail.

Do osób, które zapisały się na newsletter, wysyłamy informacje o naszych inicjatywach, wydarzeniach i programach. Do osób, które brały udział w naszych wydarzeniach, możemy wysyłać informacje o kolejnych edycjach i pokrewnych inicjatywach.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda na otrzymywanie komunikacji, w połączeniu z art. 398 PKE dotyczącym przesyłania informacji marketingowych drogą elektroniczną,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes w informowaniu uczestniczek wcześniejszych wydarzeń o kolejnych inicjatywach.

Zapis na newsletter jest osobną, dobrowolną decyzją — nie dopisujemy do listy mailingowej osób wyłącznie na podstawie rejestracji na wydarzenie. W każdej wiadomości znajdziesz link umożliwiający natychmiastową rezygnację; możesz też napisać do nas na privacypoland@womeninbigdata.org. Po rezygnacji zachowujemy Twój adres wyłącznie na liście wykluczeń, aby nie wysłać Ci kolejnej wiadomości przez pomyłkę.

4.5. Grupy i kanały społecznościowe

Planujemy uruchomienie grupy komunikacyjnej dla naszej społeczności, np. w WhatsApp, Slacku lub Discordzie. Dołączenie jest w pełni dobrowolne.

Pamiętaj, że w części takich narzędzi Twój numer telefonu lub nazwa profilu mogą być widoczne dla pozostałych członkiń grupy, a sam dostawca narzędzia przetwarza dane na własnych zasadach jako odrębny administrator.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4.6. Programy mentoringowe i rozwojowe

Prowadzimy sesje Virtual Speed Mentoring, a w przyszłości planujemy uruchomienie dłuższego programu mentoringowego.

Zakres danych może obejmować: imię i nazwisko, adres e-mail, stanowisko, nazwę firmy, profil LinkedIn, opis doświadczenia zawodowego, cele rozwojowe, a w przyszłych edycjach również CV.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — realizacja Twojego udziału w programie,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — w zakresie danych podawanych dobrowolnie, w tym CV.